Учебный курс предназначен для повышения квалификации и проверки знаний руководителей и работников архивов коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов.
Курс разбит на 5 тем, содержит контрольные вопросы по темам.
Тема 1. Теоретические основы архивоведения в России. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле.
Понятие архивного дела. Архивоведение как комплексная научная дисциплина. Объект и предмет теории и методики архивоведения. Принципы архивного дела на современном этапе. Понятие архивного документа, документа Архивного Фонда Российской Федерации. Документы по личному составу. Понятие архива. Понятие государственного и муниципального архивов. Формы собственности на архивные документы. Виды юридической ответственности за нарушение архивного законодательства об архивном деле в Российской Федерации. Ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
Тема 2. Организация хранения документов в архиве организации
Понятие постоянного, временного и депозитарного хранения архивных документов. Понятие архивного фонда, архивного фонда личного происхождения. Понятие объединенного архивного фонда и его состав. Понятие фондообразователя. Состав архивного фонда организации. Создание единого архивного фонда организации. Понятие архивной коллекции, признаки ее формирования. Классификационные единицы в пределах архива и в пределах архивного фонда. Понятие единицы хранения. Понятие фондирования. Определение фондовой принадлежности документов. Хранение документов филиалов организаций. Понятие схемы классификации документов и дел. Основные и второстепенные признаки организации документов и дел внутри архивного фонда. Виды работ по обеспечению сохранности документов. Требования к архивохранилищу. Требования к размещению и нумерации стеллажей и полок в архивохранилище. Назначение топографического указателя. Температурно-влажностный режим хранения бумажных документов. Условия хранения электронных документов.
Тема 3. Комплектование архива организации
Понятие дела. Понятие упорядочения архивных документов. Понятие формирования дел. Требования к формированию дел. Виды работы по оформлению дел. Частичное и полное оформление дел. Нумерация документов дела. Порядок передачи документов в архив организации. Формат передачи электронных документов в архив. Определение сроков хранения документов в архиве организации. Сроки хранения документов по личному составу. Понятие экспертизы ценности документов. Этапы экспертизы ценности. Критерии экспертизы ценности. Формальный и аналитико-синтетический виды повторяемости информации. Перечни архивных документов с указанием сроков хранения. Функции экспертной комиссии организации. Назначение отметки «ЭПК». Основание уничтожения документа. Понятие комплектования архива. Профиль архива. Понятие источников комплектования архива. Порядок и критерии отнесения организаций к числу источников комплектования государственного или муниципального архива. Порядок передачи документов на депозитарное хранение. Судьба документов организации в случае реорганизации или ликвидации.
Тема 4. Организация учета документов в архиве организации
Назначение учета в архиве организации. Понятие единицы учета. Элементы архивного шифра. Обработка и учет россыпи в архиве организации. Система основных учетных документов архива организации. Назначение книги поступления и выбытия документов. Понятие листа фонда. Описание документов и дел. Состав элементов архивной описи. Понятия заголовка дела, аннотации документов. Основа составления архивной описи. Требования к количеству единиц хранения в описи. Состав справочного аппарата к описи. Предисловие к описи. Переводная таблица шифров. Требования к количеству экземпляров описей документов постоянного срока хранения, документов по личному составу. Номенклатура дел и ее назначение для учета документов в архиве. Назначение листа-заверителя. Назначение списка фондов и порядок его ведения. Состав дела фонда, срок его хранения. Основания внесения изменений в учетные документы архива. Требования к учетным базам данных архива организации Понятие проверки наличия и состояния документов. Виды работы по проверке наличия и состояния документов и дел. Сроки проведения проверки наличия и состояния документов на бумажных и электронных носителях. Срок розыска утерянных архивных документов. Организация внеплановой проверки наличия и состояния дел в архиве.
Тема 5. Использование документов архива организации
Понятие использования архивных документов. Пользователь архивных документов. Формы использования документов архива организации. Использование архивных документов в экономических целях. Понятие запроса как формы использования документов архива. Виды и сроки исполнения запросов, поступающих в архив. Этапы исполнения запросов. Оформление ответа на запрос (архивная справка, архивная выписка, архивная копия). Заполнение заказа (требования) на выдачу документов и дел. Сроки выдачи документов из архива организации. Доступ к документам, ограничение доступа к документам. Понятие и состав коммерческой тайны. Оформление доступа к документам, содержащим коммерческую тайну. Ответственность за разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.